Виробничі втрати

Мета бережливого виробництва - виявити, проаналізувати і усунути всі втрати у виробничому процесі. Втрати - це всі операції, які вимагають витрат часу і ресурсів, але не підвищують цінність готового товару чи послуги. Розглянемо шість найбільш поширених видів втрат, які можна знайти в будь-якій організації, будь-якої галузі, а також практичні методи їх усунення.

Споживач платить за цінність; втрати - це будь-які операції, які ваша організація робить з товаром або послугою і за які, можливо, платять ваші клієнти, хоча цього не повинно бути. Втрати організації доводиться оплачувати споживачам.

Розглянемо шість найбільш поширених видів втрат, які можна знайти в будь-якій організації, будь-якої галузі, а також практичні методи їх усунення.

1. Перевиробництво

Виконання певного типу роботи до того, як це буде потрібно, є втратами. Це найгірший з усіх видів втрат, оскільки перевиробництво призводить до інших втрат. До прикладу, якщо підготувати оферту для клієнта до того, як він зробить запит, виникають втрати наступних видів: зайва обробка, переміщення, рух і т.д. Щоб зрозуміти, які операції вам необхідні, а від яких слід відмовитися, ви повинні чітко уявляти, що ви виробляєте і що потрібно вашому клієнтові.

Приклади перевиробництва:
складання звітів, які ніхто не читає і які нікому не потрібні;
виготовлення зайвих копій документів;
пересилка одного і того ж документа по електронній пошті або факсом кілька разів;
введення повторюється інформації у безліч документів;
безглузді зборів.

Інструменти для усунення перевиробництва:
стандартизована робота;
вирівнювання робочої навантаження;
вивчення потреби в тій чи іншій операції.

2. Очікування

Будь очікування (людей, підписи, інформації і т.д.) - це втрати. Цей вид втрат можна порівняти з низько висить яблуком, до якого легко дотягнутися, зірвати і використовувати за призначенням. Часто ми не вважаємо джерелом втрат паперу, що лежать в лотку для вступників документів. Однак згадайте, скільки разів ми перебираємо цей лоток, намагаючись знайти щось потрібне? Скільки разів ви беретеся за якусь справу перед тим, як закінчите його? Щоб позбавитися від цього виду втрат, необхідно дотримуватися принципу «закінчили - підшили (або викинули)».

Приклади втрат другого виду:
велика кількість обов'язкових підписів і дозволів;
залежність від інших співробітників при виконанні яких-небудь задачі;
затримки в отриманні інформації;
проблеми з програмним забезпеченням;
виконання завдання різними відділами;
відсутність відповідальних за виконання якої-небудь задачі.

Інструменти для усунення втрат другого виду:
карта потоку створення цінності;
5S;
кур'єри;
система документообігу.

3. Рух

Будь-які пересування людей, документів і / або обмін електронними повідомленнями, які не створюють цінність, є втратами. Цей вид втрат виникає через погану планування офісу, несправного або застарілого офісного обладнання та відсутність необхідних матеріалів. Ці втрати підступні і непомітні в тих офісних процесах, які не аналізувалися на предмет можливих поліпшень. Незалежно від галузі в компанії можна знайти працівників, які виглядають «зайнятими», але насправді не підвищують цінність товару чи послуги. Інструменти бережливого виробництва допоможуть вам визначити, скоротити і / або усунути втрати третього виду.

Приклади втрат третього виду:
пошук файлів на комп'ютері;
пошук документів в картотеці;
постійне перечитування довідників / баз даних у пошуках інформації;
передача документів на наступний етап роботи вручну;
виконання однієї задачі різними відділами при відсутності ефективної взаємодії;
відсутність відповідальних за виконання якої-небудь задачі.

Інструменти для усунення втрат третього виду:
стандартизована робота;
перепланування робочого простору;
короткі організаційні наради;
картки канбан для канцелярського приладдя;
відстеження документів.

4. Переміщення

Даремне переміщення документів впливає на час, необхідний для виконання будь-якої роботи в офісі. Навіть при наявності вільного доступу до Інтернету та електронної пошти клієнтам дуже часто посилаються документи, що мають невелику або нульову цінність. Для організації ефективної роботи важливо скоротити або усунути цей вид втрат, для чого слід розділити всю роботу на послідовні операції і розташувати їх як можна ближче один до одного. Якщо від переміщення документів між процесами позбутися не можна, то його потрібно максимально автоматизувати.

Приклади втрат четвертого виду:
відправка непотрібних документів;
занадто часта реєстрація документів, що знаходяться в роботі;
передача документів на наступний етап роботи вручну;
виконання одного завдання декількома відділами;
неправильна розстановка пріоритетів.

Інструменти для усунення втрат четвертого виду:
рівномірний розподіл робочого навантаження;
система документообігу;
стандартизована робота;
засоби візуального контролю.

5. Шлюб

До втрат в результаті шлюбу відноситься будь-яка дія, що призвела до появи дефектів, і додаткова обробка, необхідна для їх усунення. Шлюб (як внутрішній, так і зовнішній) тягне за собою додаткову обробку документа, яка не збільшує цінність продукту або послуги. На те, щоб виконати роботу правильно з першого разу, потрібно менше часу, ніж на те, щоб її переробити. Виправлення браку - це втрати, які підвищують собівартість будь-якого товару чи послуги, і споживач не повинен за них платити. Втрати цього виду можу значно зменшити прибуток.

Приклади втрат п'ятого виду:
помилки при введенні даних;
помилки при встановленні цін;
передача неповної документації на наступні етапи обробки;
втрата документів чи інформації;
некоректна інформація в документі;
неефективна організація файлів в комп'ютері або папок в картотеці;
неправильний підбір співробітників для обслуговування клієнта.

Інструменти для усунення втрат п'ятого виду:
забезпечення передбачуваного результату;
засоби візуального контролю;
стандартизована робота;
система документообігу;
журнал обліку зупинок і незапланованих завдань;
короткі організаційні наради;
засоби попередження помилок.

6. Нераціональне використання робочому сили

Праця людей використовується нераціонально тоді, коли працівники виконують завдання, які не потребують для створення цінності всіх наявних у них знань, навичок і здібностей. Належна система управління результативністю може значно зменшити цей вид втрат. Розробляйте стратегію і методики призначення працівників на ті ділянки, де вони принесуть найбільше користі організації.