Імідж секретаря обслуга або бізнес-леді

Нерідко доводиться чути від секретарів, що їх роботу не цінують, до них відносяться нешанобливо, як до дівчаток на побігеньках. Як же змінити таке ставлення, створити імідж авторитетної людини, професіонала? Статус секретаря завжди був високим, і тільки від вас залежить, стверджуєте або руйнуєте ви це положення тим чином, який самі створюєте в сприйнятті оточуючих. Думаю, найефективніший імідж секретаря - той, який я називаю "гідна привітність". Наповнити сенсом ці слова постарайтеся всією своєю поведінкою, манерами, голосом і інтонаціями, ходою і зовнішнім виглядом.

Фрази, які ми говоримо

Відвідувачу, що ввійшов у приймальню офісу, про що розкажуть слова привітання та манера вашої поведінки при зустрічі.

Вже з перших миттєвостей стає ясно, хто ви: працівник з обмеженою відповідальністю, з яким не дуже-то можна вважатися, або справжній профі, істинна бізнес-леді, якій не випадково довірили пост найближчого помічника боса.
Отже, коли гість з'являється в приймальні, ви встаєте йому назустріч і першої починаєте бесіду. Ні в якому разі не говоріть: "Чим я можу бути вам корисна?", "Чим я можу вам допомогти?" Подібні фрази більше підійдуть для обслуговуючого персоналу (офіціант, гардеробник, швейцар і т. п.), але не для вас! Перш за все привітно (але не улесливо!) Представтеся: "Добрий день, я - секретар директора Галина камневом". (Ні в якому разі не Галя!) З цих же слів раджу починати бесіду, відповідаючи на телефонний дзвінок. Обов'язково продумайте, яким голосом, з якими інтонаціями ви будете виголошувати цю фразу.
Видатний американський менеджер Харві Маккей, який створив з прогоріла фірми корпорацію, що стоїть десятки мільйонів доларів, говорив: "... Кожен наш співробітник повністю усвідомлює, що ввічливість і увагу до всіх деталей вважаються абсолютно необхідними ... Ось чому, коли ви звертаєтесь по телефону в нашу фірму ... ви чуєте приємний голос, в якому відчувається привітна усмішка, а якщо ви вже до нас зверталися, то досить імовірно, що телефоністка впізнає ваш голос і назве вас по імені ще до того, як ви самі встигнете відрекомендуватися ". Хіба це не справляє приємне враження?
А тепер проведіть експеримент: зателефонуйте в будь-яку велику фірму в вашому місті. Монотонної скоромовкою, з канцелярським байдужістю в голосі вам випалив назва компанії, і навіть послужлива за змістом фраза: "Чим я можу вам допомогти?" сприймається як: "Не пішов би ти до біса!" Може, це відповідає комп'ютер, робот? Ні, це співробітник, що претендує на міжнародний рівень зарплати, але поки ще не осягнув основ професійної бесіди. А професіоналізм полягає в тому, що, знімаючи трубку і представляючи свою фірму, навіть в чотирьохсотий раз за день, ви повинні без вакууму в голосі дати відчути партнера, клієнта, замовнику (у тому числі і незадоволеному скаржнику) зацікавленість в ньому, бажання вникнути в суть його пропозицій і змусити його з симпатією ставитися до компанії. Потрібно навчитися, немає, будучи працівником, вже потрібно вміти говорити персоніфіковано, тобто так, ніби ви звертаєтеся саме до цього конкретній людині, а не до абстрактного абоненту.
Зустрічаючи відвідувача, не забувайте: ви зараз на "передовій" своєї компанії. По вашому голосу, по тону, за манерою говорити судять про всю організації. Дзвінок чи візит у вашу фірму - це результат роботи багатьох відділів: зовнішніх зв'язків, маркетингу, реклами. Хіба можна погубити працю свого колективу?
Звертаючись до партнера по телефону, часто промовляють: "Вас турбують з ..." До чого ця зневажлива фраза? Ви виступаєте не в ролі прохача, а в ролі рівноправного партнера, який може повідомити щось важливе і запропонувати щось цікаве. Починайте розмову з дружелюбного вітання й подання, які і є основою бажаного результативного контакту.
Невдоволення клієнта може бути викликано й тим, що, порушуючи свої повноваження, секретар в чомусь відмовляє клієнту: «NN вас не прийме!" Будь негативну відповідь має бути не чим іншим, як переконливим роз'ясненням несвоєчасності або недоречності прохання: "У NN так складено розклад дня, що він не може прийняти тих, кому не призначив зустріч заздалегідь. Але він припускає зустрітися з вами на наступному тижні. Я ж вас прошу попередньо зателефонувати - ось моя візитна картка ".
Чи повинен секретар стукати перед тим, як увійти до керівника, якщо у нього в кабінеті відвідувачі? Слід одного разу обговорити це питання з начальником. Зверніть увагу на той факт, що стуком у двері секретар завадить більше, ніж своєю появою. При необхідності подати напої, доставити термінове повідомлення треба увійти безшумно, не привертаючи до себе уваги (зовнішнім виглядом і стукотом каблуків в тому числі), при цьому не варто приносити вибачень. Будь-яке питання, яке вам необхідно задати, потрібно написати на аркуші паперу і покласти перед начальником.

Хода і постава

Зверніть увагу на те, як ви ходите в офісі: рухатися треба спокійно і впевнено. Не поспішайте, щоб не виглядати переляканою і підлесливою. Поспішність свідчить не тільки про вашу нервозності. Виникають сумніви у вашій компетентності та статус. Ваші рухи повинні свідчити про те, що ви впевнені в собі і в тій інформації, яку мають намір донести. Крім того, суєта призводить до того, що ви починаєте хвилюватися, в той час як розраховані, спокійні рухи роблять вас зібраної, розважливою.
Хода, манера сидіти і стояти, звичайно, залежать від вашої постави. Спробуйте за допомогою нескладного вправи перевірити, чи правильна вона у вас. Цю вправу можна зробити спочатку сидячи, потім постійно тренуйтеся стоячи. Отже, плечі до упору вгору (не втягуйте голову - працюють тільки плечі!), Тепер назад (живіт теж не бере!), Потім вниз. Повторіть ще раз: плечі вгору - назад - вниз. Зніміть напругу, але не міняйте пози. Ось це і є правильна постава. Руки при цьому повинні вільно лежати уздовж тіла. Не забувайте повторювати цю вправу по кілька разів на день.
При правильній поставі зміниться і хода: ви зможете ходити природно, "від стегна", як казала героїня "Службового роману". Ходу і позу, в якій ви сидите, необхідно відрепетирувати. Поділіться набутими навичками зі співробітниками, підкоригуйте рухи один одного. Професіоналізм починається з уміння вчитися!
Подивіться телевізійну хроніку, погляньте на оточуючих вас людей - за їх поставі, по тому, як вони рухаються, можна визначити їх статус. Одного художника запитали, як би він зобразив чоловіка розумного, що володіє сильним характером, лідера по натурі, вольового, при цьому приємного у всіх відносинах, уважного до інших людей, турботливого. На що майстер відповів: "Я намалюю його у величній позі, з хорошою поставою, з високо піднятою головою, на обличчі - впевнена посмішка і прямій відкритий погляд". А тепер погляньте на себе в дзеркало, перегляньте фотографії, відеозаписи. Тільки не треба на дзеркало нарікати, коли ... постава крива.
До речі, неправильна постава впливає не тільки на зовнішній вигляд - це бомба сповільненої дії для вашого здоров'я!