Контроль керівника за дорученнями

Є кілька способів, що дозволяють комфортно для керівника зафіксувати доручення.

1. Диктофон. Плюси - простота використання, можливість зафіксувати доручення в будь-якій обстановці (нарада, автомобіль, спортзал ...) Природно, слід бути обережним з етичною стороною використання диктофона, щоб не виникло двозначних і небезпечних ситуацій.

При фіксації доручень на диктофон може пересилатися виконавцю безпосередньо диктофонний запис. Але частіше саме доручення дається керівником усно (по телефону, при особистій зустрічі), а на диктофон фіксується лише коротка інформація, необхідна секретарю для внесення в Outlook: кому дано доручення, термін виконання, короткий зміст доручення, його пріоритетність.

2. Доручення усно озвучується секретарю - це зручно в моменти знаходження в офісі, при безпосередньому контакті.

3. Позначка на полях робочих документів в ході переговорів. Цей спосіб дуже зручний і лаконічний, для нього в проекті налаштування секретаріату необхідно передбачити розробку відповідного переліку позначок.
4. Пересилання e-mail'а з певною позначкою «на контроль».

5. Запис керівника в «бланку контролю доручень». Такі бланки розробляються в ході проекту настройки секретаріату.

Як правило, застосовуються кілька способів одночасно. Головне, щоб у регламенті контролю доручень вони були адекватно відображені й існувало однозначне розуміння процесу керівником і секретарем.